Evenement organiseren? Denk aan deze 4 zaken!
Een evenement organiseren in Zwolle is een leuk idee, maar besef je wel dat er ook veel bij komt kijken. Het probleem is alleen dat veel mensen niet weten waar ze allemaal aan moeten denken. Hierdoor blijft het vaak alleen bij een idee. Zonde, want zo weet je nooit of jouw evenement een succes wordt of niet. Om je te helpen bij de voorbereiding, zetten we in deze tekst 4 zaken op een rijtje om aan te denken bij het organiseren van een evenement.
1) Stel een budget op
Voordat je daadwerkelijk begint met het organiseren van een evenement, moet je onderzoeken of je plannen financieel haalbaar zijn. Begin daarom altijd met het opstellen van een budget. Je kunt zelf geld inleggen, maar ook op zoek gaan naar sponsoren. Vergeet daarnaast niet te kijken of je subsidie kunt krijgen van de provincie of gemeente. Zodra je weet hoeveel je te besteden hebt, wordt het een stuk makkelijker om te bepalen of een evenement haalbaar is of niet.
2) Regel een locatie
Zijn er voldoende financiële middelen om het evenement door te laten gaan? Dan wordt het de hoogste tijd om een locatie te zoeken. Kies niet lukraak een plek uit voor je evenement, maar stem de locatie af op het aantal mensen dat je verwacht. Hoe meer mensen, hoe groter de locatie die je nodig hebt. Focus je niet alleen tot de capaciteit, maar besteed ook aandacht aan de voorzieningen en ligging. Je wilt immers niet dat het bezoekers aan iets ontbreekt.
Als er meerdere locaties aan je eisen voldoen, is het verstandig om ze allemaal te benaderen. Zijn ze nog beschikbaar op de datum van het evenement? Vraag ze dan om een offerte op te stellen. Leg de offertes vervolgens naast elkaar en maak op basis hiervan een keuze.
3) Vraag een vergunning aan
Het kan zijn dat je een vergunning nodig hebt om een evenement te organiseren. Of dit ook voor jouw evenement geldt, hangt af van de grootte. Voor een groot evenement in de gemeente Zwolle heb je een vergunning nodig, maar voor een klein evenement volstaat een melding bij de gemeente doorgaans.
4) Ga op zoek naar personeel
Is de vergunning rond? Dan kun je nadenken over de verdere invulling. Eén van de belangrijkste dingen om te regelen is personeel. Als het om betaald personeel gaat, kun jij je tot een uitzend- of detacheringsbureau richten. Kies bij voorkeur voor een bureau met een VCU certificaat. Bureaus met deze certificering voldoen in de praktijk aan alle belangrijke wetten en regels met betrekking tot de Arbowet.
Bij personeel voor een evenement denk je al snel aan mensen achter de bar, maar misschien heb je ook verkeersregelaars nodig. Hiervoor kun jij je het beste tot een bedrijf met BRL 9101 certificering richten. Dit certificaat toont aan dat een bedrijf toeziet op een veilig werkplek conform de geldende wet- en regelgeving voor werknemers op en langs de weg. Daarnaast houdt zo’n bedrijf ook rekening met de veiligheid van de weggebruiker.